8人で会議をしなければならないとします。「みなさん、いつなら都合がいいですか」とメッセージを送ると、返事がない。もっとひどいと、全員がばらばらの時間を返し、誰もほかの人の返信を読まず、空き状況を突き合わせるだけで1時間かかってしまいます。
心当たりはありませんか。あなただけではありません。大人数の会議の日程調整は、職場でも地域でも友だちのグループでも、生産性を奪う最もよくある原因の1つです。でも、つらい思いをする必要はありません。
全員の都合が合う会議の時間を見つける5つの方法を、場面ごとの効果の高さとともに紹介します。
空き状況を集める前に、グループ全員がそろう必要があるのか、それともラウンドロビン方式の日程調整で条件に合うメンバー1人に会議を割り当てればよいのかを決めましょう。
依頼を送る前に、空き状況の伝え方のガイドを参考に、メールで具体的な候補を送るか、予約リンクを送るか、グループで日程調整をするかを選びましょう。
顧客との相談や関係者とのワークショップなら、日程調整の進め方を決める前に、予約ページとグループの日程調整の使い分けを確認しましょう。
複数人の会議の日程調整がこれほど難しい理由
根本的な問題は単純な計算です。2人なら、比べるカレンダーは2つだけ。3人目が加わると、予定がぶつかる可能性は3倍になります。8～10人になるころには、予定がぶつかる可能性は爆発的に増えます。
でも、計算だけが問題ではありません。グループの会議の日程調整が難しい本当の理由は、次のとおりです。
- 連絡のスタイルの違い：すぐに返信する人もいれば、何日もかかる人もいます。
- カレンダーがばらばら：使っているツールが違ったり、そもそもツールを使っていなかったりします。
- 時差：リモートやハイブリッドのチームは、いくつものタイムゾーンにまたがっています。
- 誰も決めたがらない：時間を「決める」役になって、ほかの人の機嫌を損ねたくないのです。
- 情報が1か所にまとまっていない：情報が、あちこちのメッセージ、メール、グループチャットに散らばっています。
いいニュースもあります。以下の5つの方法は、それぞれがこうした問題の1つ以上を解決します。
方法1：空き状況のアンケート（5人以上のグループに最適）
全員の都合が合う会議の時間を見つける、最も速くて公平な方法です。漠然と質問する代わりに、いくつかの候補を示して投票してもらいます。
空き状況のアンケートは、次のように進めます。
- 幹事が、候補日や候補の時間帯をいくつか選ぶ。
- 参加者が、都合のいい時間（または都合の悪い時間）に印をつける。
- ツールが、最も多くの人の都合が重なる日を表示する。
誰かが「決める」必要がないので、誰も決めたがらない問題がなくなります。グループ全員の回答が、自然に答えを出してくれます。
逆転の発想の日程調整とは
従来のアンケートは「いつ空いていますか」と聞きます。でも、問いを逆にすれば、もっと賢く調整できます。「いつ参加できませんか」と聞くのです。
これがWhenNOTの方法です。空いている時間を一つひとつ考えてもらう代わりに、参加者は参加できない日に×をつけるだけ。それ以外はすべて参加できる日として数えます。マス目を塗る方式でグループがつまずいているなら、予定のぶつかりを入力してもらう無料のWhen2Meetの代替ツールと比べてみましょう。
なぜこのほうがうまくいくのでしょうか。
- すぐに答えられる。 人は自分の予定をすぐに思い出せます。
- 考えすぎずに済む。 毎日のすべての時間を検討する必要がありません。
- 大人数でも使える。 20人以上でも、結果はわかりやすいままです。
- アカウントも登録も不要。 全員が数秒で回答できます。
5人以上のグループなら、参加できない日を聞く日程調整が最も効率的な方法です。数分で日程調整を作成して、どんな連絡手段でもグループに共有できます。
いま使っている日程調整ツール自体が問題なら、Doodleの代わりになるツールの選び方のガイドで、乗り換える前に比べるべき点を紹介しています。
方法2：メールでの順番の返信（そしてうまくいかない理由）
いちばんよくあるやり方で、いちばん効果の低いやり方でもあります。
たとえばこうです。誰かが「来週集まりましょう。いつがいいですか」とメールを送ります。返信が来ますが、全員宛てではありません。別の人は全員に返信して、違う候補を出します。個別のやり取りが始まります。木曜日には、何が決まったのか誰もわからなくなっています。
うまくいかない理由：
- 全員の空き状況を一覧できる場所がない
- 長いスレッドに情報が埋もれる
- 控えめな参加者は返信しない
- 早く返信した人や声の大きい人の都合が優先される
- 体系的な方法の3～5倍の時間がかかる
なんとかうまくいく場面：
- 日ごろから連絡を取り合っている2～3人のグループ
- 正確な時間に融通がきく、気軽な近況報告
3人を超えるなら、この方法はやめて、以下の体系的な方法を使いましょう。スレッドの全員に自分の予約ページを送る前に、そのリンクが親切に受け取られるか、押しつけがましく受け取られるかを左右する日程調整リンクのマナーを知っておくと役立ちます。
方法3：共有カレンダーの重ね合わせ
グループの全員が同じカレンダーサービスを使っているなら、複数のカレンダーを重ねて表示し、全員の予定の空きを目で見て探せます。
しくみ：
- 参加者がそれぞれカレンダー（少なくとも空き・予定ありの状態）を共有する。
- 1人がすべてのカレンダーを一度に表示する。
- 全員が空いている時間を見つける。
メリット：
- リアルタイムの空き状況がわかる
- 定例会議に向いている
- 全員が同じサービスを使っていれば、ほかのツールは不要
デメリット：
- 全員が同じカレンダーサービスを使っている必要がある
- 共有に同意してもらう必要がある（プライバシーの心配）
- 社外の参加者、顧客、ボランティアがいると使えない
- 誰かが手作業で重なりを探して読み取る必要がある
- 6～7人を超えるグループには向かない
共有カレンダーの重ね合わせは、すでに同じサービスを使っている社内のチームに最適です。いろいろな立場の人が混ざったグループや、ボランティアや予定がばらばらの人が関わる地域イベントの運営には、もっと柔軟な方法が必要です。
方法4：会議用の時間枠を決めておく
予防的な方法です。会議の日程をその都度決めるのではなく、チームがグループの会議に使える時間枠を毎週あらかじめ確保しておきます。
しくみ：
- チームで、毎週2～3つの「会議OK」の時間枠に合意する（例：火曜10:00～12:00、木曜14:00～16:00）。
- グループの会議は、すべてその時間枠の中で設定する。
- 個人の集中作業は、残りの時間に入れる。
メリット：
- やり取りの往復が完全になくなる
- 集中して作業する時間を守れる
- 予測しやすいリズムが生まれる
デメリット：
- 最初に全員の合意が必要
- パートタイムのメンバーや予定が変わりやすい人がいると難しい
- 単発のイベントやチームをまたぐ会議には向かない
会議用の時間枠は、定期的に集まるチームに向いています。しっかりしたイベント企画の進め方とシンプルな枠組みと組み合わせれば、定例の会議も整理しやすくなります。
方法5：時差のあるチームのための非同期の調整
グループがいくつものタイムゾーンにまたがっていると、全員が同時に集まる会議はコストが高くなります。非同期の調整とは、重なる時間をできるだけ短くするか、リアルタイムで参加する必要そのものをなくすことです。参加者が別々の国にいる場合も同じ5つの方法が使えますが、候補を出す前にタイムゾーンをまたぐ日程調整の計画も必要です。
しくみ：
- 本当にリアルタイムの会議が必要な、重要な決定を見きわめる。
- それ以外は、録画での報告、共有ドキュメント、非同期の動画を使う。
- 残ったリアルタイムの会議は、タイムゾーンに対応した日程調整ツールで、最も多くの人に合う時間を見つける。
メリット：
- 全員の勤務時間を尊重できる
- 会議疲れが減る
- 世界中に散らばったチームでも使える
デメリット：
- リアルタイムのやり取りが必要な話し合いもある
- 規律と、きちんと記録を残す習慣が必要
- すばやい決定を重んじるチームでは、遅く感じることがある
タイムゾーンをまたぐ日程調整なら、非同期の進め方と空き状況のアンケートを組み合わせるのがいちばんです。参加者は自分の都合のいいときに参加できない日を入力し、ツールが最も重なる時間を自動で計算します。
比較表：5つの方法の全体像
| 方法 | 向いている場面 | 人数 | 手間 |
|---|---|---|---|
| 空き状況のアンケート | 単発の会議、イベント、大人数 | 5～50人以上 | 少ない |
| メールでの順番の返信 | ごく少人数の気軽なグループ | 2～3人 | 多い |
| 共有カレンダーの重ね合わせ | 同じサービスを使う社内のチーム | 3～7人 | 普通 |
| 会議用の時間枠 | チームの定例会議 | 4～15人 | 少ない（設定後） |
| 非同期の調整 | タイムゾーンをまたいで分散したチーム | 何人でも | 普通 |
グループの日程調整を速くするコツ
どの方法を選んでも、次のコツで時間を節約できます。
- 回答の締め切りを決める。 返信の期限は24～48時間にしましょう。締め切りを過ぎたら、回答した人の都合で決めます。
- 候補を絞る。 候補は10個より3～5個のほうがうまくいきます。選択肢が多すぎると決めるのに疲れてしまいます。
- ふさわしい連絡手段を使う。 日程調整や依頼は、グループがふだん連絡を取り合っている場所（Slack、WhatsApp、メールなど）で送りましょう。
- 最初に背景を伝える。 会議の目的、所要時間、参加が任意かどうかを伝えましょう。
- 「十分によい」時間に決める。 全員の参加を待っていると、会議はいつまでも開けません。8割以上を目指し、参加できない人のために録画しましょう。
- リマインダーを自動化する。 ツールに未回答の人への催促機能があるなら、オンにしましょう。
必須の参加者で時間が決まったら、参加方法や残っている対応を書いた会議の確認メールを送りましょう。
全員で合意したあとに予定が変わったら、会議の日時変更を伝えるメールのテンプレートを使えば、代わりの日時を調整し、元の招待がどうなるかをはっきり伝えられます。
チームのレクリエーションを企画する社内イベント委員会にとって、これらのコツは、イベントが実現するか、企画の段階で止まってしまうかの分かれ目になります。
よくある質問
複数人の会議の日程調整で最も速い方法は？
最も速いのは空き状況のアンケートです。いくつかの候補日や時間帯を入れて日程調整を作成し、グループに共有して、全員に空き状況を入力してもらいます。WhenNOTのようなツールなら、参加できない時間に×をつけるだけなので、数秒で回答できてさらに簡単です。
全員の予定がばらばらなときは、どう会議の日程を決めればいい？
漠然と質問するのではなく、まず空き状況を集めましょう。日程調整ツールを使って、重なる空き時間を見つけます。全員に合う時間がなければ、必須の参加者を優先し、ほかの人の参加は任意にしましょう。参加できない人のために録画しておきます。
日程調整の候補はいくつ出せばいい？
3～5個がベストです。3個未満だと選択肢が少なすぎると感じ、5個を超えると決めるのに疲れてしまいます。重なる可能性を高めるため、曜日や時間帯がばらけるように候補を選びましょう。
参加できない日を聞く日程調整とは？どう機能するの？
参加者に、空いている日時ではなく、参加できない日時に×をつけてもらう日程調整の方法です。人は自分の予定をすぐに思い出せるので、こちらのほうが速く回答できます。参加できないと印をつけられていない日時は、すべて会議の候補として数えます。WhenNOTはこの方法で、グループの日程調整を速く、手間なく進められるようにしています。
いくつものタイムゾーンにまたがる日程調整はどうすればいい？
参加者ごとに時刻を自動で換算してくれる、タイムゾーンに対応した日程調整ツールを使いましょう。すべてのタイムゾーンで無理のない勤務時間の中から、重なる時間を探します。うまく重なる時間がなければ、会議の時間をローテーションするか、ほとんどの報告を非同期の連絡に切り替えることを検討しましょう。
日程調整の依頼にまったく返事をしない人がいたら？
日程調整を送るときに、はっきりした締め切り（24～48時間）を決めましょう。締め切りまでに届いた回答で日程を決めると、最初に伝えておきます。押しつけがましくならずに、ほどよい緊張感が生まれます。多くのツールには、未回答の人に自動で催促する機能もあります。
次のグループイベントの日程調整、もう面倒はいりません。WhenNOTなら、数分で最適な日程が見つかります。